岗位规范之酒店行政事务管理篇
| [日期：2008-11-06 ] |
来源：互联网 作者：佚名 |
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（一）复印机使用规定
1. 复印文件资料要办理登记手续，详细填写复印时间、保密等级、份数，经办公室批准签字后送行政办文员复印；
2. 为确保复印机的安全运转，每天下午五时关机；
3. 不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准；
4. 复印机由行政办专人保管使用，其他人员未经允许不得自行开机；
（二）传真机使用规定
1. 服务对象：总公司领导或有传真机的各子公司的职能部门；
2. 服务内容：发送按规定签署的各类电文、传真函件；为总公司的领导及时递送收文、 收电；
3. 发电手续：发送前填写“发电记录单”，重要文件须部门经理或负责人签字，方可
发出。
（三）公司打印工作制度
1. 公司名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定以及公司领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。
2. 由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的月（季）生产、工作计划和一个时期公司内部工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。
3. 不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非公司活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。
4. 凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经部门负责人审查同意并经有关部门审核修改、统一编号，有关部门会签，分管的部门经理或负责人签发，方能交付打印。
5. 打字员要爱护复印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。
6. 凡是以公司名义上报下发的文件材料（见第1条范围）分别由两办（集团公司行政办公室，集团公司董事长助理办公室）或拟稿人负责校对，由文员负责复印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。由两办文员上报下发。以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对、复印、发送。
7. 两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
8. 复印文件要严格按照审批份数印刷，复印者不得私自增加份数或私自留存，复印底板和废页、余页应及时销毁。
文书管理制度
（一）公司机要文书管理规定
本规定是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。
本规定的修改与废止，由集团公司会议提议，集团公司总经理决定后实施。
规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。
1. 关于集团公司的重要政策或计划；
2. 关于人事问题；
3. 关于重要会议的讨论事项；
4. 契约、协定或根据协商而决定的事项；
5. 规定、命令中特别指定的事项。
机要文件及其处理可分为以下三种：
4. 草拟公文，首页要使用公司规定的发文稿纸和内部公文稿纸，草拟公文应注意：
（1） 情况要明确，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短，要实事求是，开门见山，摒弃套话、空话。
（2） 人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月，不要用前年、上月等字样，年份应写全。
（3） 公文中的数字除发文字号外、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语
2. 市内差旅费
员工在市内联系业务，公司无配给车辆，车队又无法安排车辆的，原则上仅可乘坐大、中巴，遇特殊情况需乘坐的士的，需先经部门经理同意。凭乘坐的车票列明去向、公干事由，经部门经理，凭单据报销。
3. 交际应酬费
1) 公司对外接待工作，应尽量安排在国际会议中心大酒点，各相关人员应严格按照标准予以签单报销，遇特殊情况，超过授权接待标准的，应事先报集团公司总经理批准。
2) 对因实际情况确实无法在国际会议中心大酒店予以接待的，应在餐费凭据注明原因，并报集团公司总经理批准。
（三）借款审批程序
1. 出差人员借款，必须先到财务部领取“借款申请单”，填好该凭证后，先经部门经理同意，财务经理审核，经集团公司总经理同意后才予借支。前次借款未报销的，不得再借款。
2. 每次借款金额不应超过2000元，如遇特殊情况需超过该数额的，需写书面申请交集团公司总经理批准，方可办理。
（四）固定资产管理办法
1. 本办法管理范围亦指资产负债表上所列属于固定资产科目的财产。
2. 单位价值在一万元以上、耐用年限两年以上的属固定资产，列入资产固负债表
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